Poświadczenie czy uwierzytelnienie dokumentów?
Wiele osób zamiennie stosuje pojęcie uwierzytelniania dokumentów z ich poświadczeniem, traktując je, jako synonimy. Czy aby na pewno prawidłowo?
Niniejszy artykuł należałoby rozpocząć przede wszystkim od wyjaśnienia, co kryje się pod pojęciem dokumentu.
Dokumentem w aspekcie przepisów kodeksu postępowania cywilnego o dowodach jest tylko oryginał pisma. Kserokopia, jako odwzorowanie oryginału, może być uznana za odpis dokumentu. Z kolei odpis dokumentu jest dokumentem wskazującym na istnienie dokumentu oryginalnego.
W uchwale z dnia 29 marca 1994 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem (sygn. akt: III CZP 37/94). Warunkiem zatem uznania kserokopii za dokument jest umieszczone na niej i zaopatrzone podpisem poświadczenie jej zgodności
z oryginałem. Do końca grudnia 2009 roku uprawnienia z zakresie poświadczeń dokumentów przysługiwały przede wszystkim notariuszom oraz konsulom na mocy ustaw szczególnych oraz konwencji międzynarodowych.
Dopiero ustawa z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz. U. Nr 216, poz. 1676), wprowadziła wiele zmian w tym zakresie. Między innymi wprowadziła do aktów prawnych określających pozycję i prawa adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa oraz doradców podatkowych postanowienia przyznające im prawo poświadczania zgodności odpisu lub kopii z okazanym dokumentem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Jednocześnie sprecyzowała ich zakres i charakter przyznanego uprawnienia w przepisach normujących postępowania cywilne, administracyjne, podatkowe i administracyjno-sądowe.
Przykładowo, w ustawie z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 123, poz. 1059, z późn. zm.4)) w art. 6 został dodany ust. 3, w którym poza przyznaniem blankietowego prawa sporządzania poświadczeń, została określona konieczna treść poświadczenia. Między innymi powinna ona zawierać podpis radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia oraz na żądanie również godzinę dokonania czynności, a także ewentualne stwierdzenie, że dokument zawiera cechy szczególne (np. dopiski, poprawki lub uszkodzenia).
Podobnie sytuacja ma miejsce w ustawie z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz. U.
z 2009 r. Nr 146, poz. 1188, Nr 166, poz. 1317 i Nr 210, poz. 1628). W art. 4 po ust. 1a został dodany ust. 1b, w którym wskazuje się, że adwokat ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Poświadczenie powinno zawierać podpis adwokata, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) adwokat stwierdza to również w poświadczeniu.
Nowelizacja ww. ustawy miała na celu m.in. odformalizowanie postępowania cywilnego przez szersze niż dotychczas umożliwienie uwierzytelniania odpisów dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników stron, reprezentujących zawody zaufania publicznego, a tym samym zmniejszenie uciążliwości wiążących się z koniecznością wyzbycia się przez strony dokumentów oryginalnych, albo poniesienia kosztów ich notarialnego uwierzytelniania lub uzyskania ich urzędowych odpisów.
Ww. ustawa wprowadziła między innymi zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego. Chodzi tutaj o art. 129 niniejszej ustawy, którego treść, została uzupełniona postanowieniami umożliwiającymi zastąpienie dokumentu jego odpisem poświadczonym za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.
Co ważne, ustawa nadaje takiemu poświadczeniu charakter dokumentu urzędowego.
W tym miejscu należy zaznaczyć, iż dokumentem urzędowym zgodnie z art. 244 k.p.c. jest dokument sporządzony przez organ państwowy lub organ samorządu terytorialnego w ramach przysługujących temu organowi kompetencji i w formie określonej przez przepisy.
Dokument może być przedstawiony w procesie nie tylko w oryginale, ale także w odpisach (zgodnie z art. 129 k.p.c. oraz art. 250 k.p.c.), a jego oznaczenie zarówno we wniosku dowodowym, jak
i postanowieniu dowodowym powinno pozwalać na jednoznaczne zidentyfikowanie, o jaki dokument chodzi tj. rodzaj, kiedy powstał, tytuł, od kogo pochodzi, gdzie się znajduje. Jak wskazuje
uchwała Sądu Najwyższego z dnia 29 marca 1994 r. niepoświadczona podpisem strony kserokopia nie jest dokumentem (sygn. akt: III CZP 37/94).
Co istotne, dokumenty urzędowe sporządzone zgodnie z wymogami określonymi w art. 244 k.p.c. korzystają z domniemania prawdziwości i domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało
w nich urzędowo zaświadczone. Moc dowodowa dokumentu urzędowego nie rozciąga się zatem na inne informacje ujęte w dokumencie, a nieobjęte tym zaświadczeniem.
Reasumując, w rezultacie można więc uznać, iż w tym zakresie radca prawny, adwokat, czy rzecznik patentowy uzyskał uprawnienia równoważne przysługującym notariuszowi na podstawie art. 2 § 2 oraz art. 96-99 Prawa o notariacie.
Tymczasem, wprowadzone do art. 89 § 1 kodeksu postępowania cywilnego zmiany umożliwiają profesjonalnym pełnomocnikom tylko uwierzytelnienie odpisów udzielonego im pełnomocnictwa, które rozciągnięto także na inne dokumenty wykazujące ich umocowanie. Jednakże, należy podkreślić, iż takiemu uwierzytelnianiu dokumentów pełnomocnictwa nie nadano charakteru urzędowego.
Należy je zaliczyć więc do dokumentów prywatnych, korzystających z domniemania autentyczności. Uwierzytelnienie odnosi się tylko do pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wykazujących ich umocowanie oraz potwierdza, że osoba która podpisała dokument, złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie. Domniemanie autentyczności może zostać obalone zgodnie z art. 253 k.p.c. Z dokumentem prywatnym nie łączyć się natomiast domniemanie zgodności z prawdą oświadczenia w nim zawartego. Ocena dokumentu prywatnego, jako dowodu przebiega na zasadach określonych w art. 233 k.p.c.
Art. 84 ustawy Prawo o notariacie wskazuje, że czynności o podwyższonym stopniu wiarygodności, a do takich należy sporządzenie dokumentów urzędowych, powinny być wykonywane przez osoby, których czynność ta nie dotyczy. Z tego powodu także art. 89 § 1 zdanie trzecie k.p.c. przewiduje możliwość weryfikacji podpisu strony na pełnomocnictwie przez zażądanie urzędowego poświadczenia tego podpisu.
Oryginał pełnomocnictwa można zastąpić wierzytelnym (a więc nie zwykłym) odpisem. W tym wypadku przedmiotem uwierzytelnienia jest zgodność odpisu z oryginałem pełnomocnictwa, a nie autentyczność podpisu mocodawcy. Wierzytelność odpisu stwierdza notariusz lub konsul Rzeczypospolitej Polskiej, z tym zastrzeżeniem, że adwokat i radca prawny mogą sami uwierzytelniać udzielone im pełnomocnictwa. Jeżeli jednak pełnomocnik został umocowany na podstawie dalszego pełnomocnictwa procesowego, to jest on uprawniony do uwierzytelnienia jedynie odpisu swego pełnomocnictwa (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2004 r., III CZP 21/04).
Uwierzytelnienie odpisu pełnomocnictwa oraz innych dokumentów powinno zawierać podpis adwokata lub radcy prawnego, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia odpisu, ewentualnie również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy to uwidocznić (art. 6 ust. 3 zd. 2 u.r.p. oraz art. 4 ust. 1b pr. adw.) (uchwała Sądu Najwyższego z 30 listopada 2011 r., III CZP 70/11).
Należy rozróżnić charakter prawny nadany poświadczeniu przewidzianemu w art. 129 § 2 i 3 oraz uwierzytelnieniu w art. 89 § 1 k.p.c. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 30 listopada 2011 r. nie upoważnia to jednak do wniosku, że tylko w tym pierwszym przypadku poświadczenie stanowi realizację uprawnienia przewidzianego w art. 6 ust. 3 u.r.p., natomiast do uwierzytelniania pełnomocnictw i innych dokumentów wykazujących umocowanie nie ma on zastosowania.
Na uwagę zasługuje również wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia
9 sierpnia 2006 r. (sygn. akt: I OSK 1112/05), który wskazuje, iż „umieszczenie na odpisie lub kserokopii oświadczenia zaopatrzonego podpisem zawierającego stwierdzenie jego zgodności z oryginałem stanowi uwierzytelnienie. […] Natomiast, zaświadczenie to wydane urzędowe potwierdzenie określonych faktów lub stanu prawnego wynikające z posiadanych (…) materiałów.”
Podsumowując, w obydwu wypadkach czynność podejmowana przez radcę prawnego (lub adwokata, rzecznika patentowego czy doradcę podatkowego), dokonywana na potrzeby postępowania cywilnego, ma identyczny charakter – stwierdzenie, że odpis lub kopia są zgodnie z oryginałem (sygn. akt: III CZP 70/11). W przypadku uwierzytelniana pełnomocnictwa należy podkreślić, iż nie korzysta ono z przymiotnu dokumentu urzędowego, inaczej jak w przypadku poświadczenia odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.