Uwierzytelnianie zagranicznych dokumentów urzędowych w Polsce
We współczesnym świecie, w dobie globalizacji i postępującej integracji europejskiej, w obrocie prawnym często zachodzi potrzeba uwierzytelnienia zagranicznych dokumentów urzędowych. Zgodnie z polskim prawem, za dokument urzędowy uznaje się dokument, który zostanie sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Dokumenty urzędowe są niekiedy jedynym dowodem istnienia przysługującego jednostce prawa.
Uwierzytelnienie dokumentów urzędowych, zarówno polskich za granicą, jak i zagranicznych w Polsce, może nastąpić w formie określonej przepisami wewnętrznymi lub poprzez nadanie klauzuli Apostille zgodnie z Konwencją Haską 1961 r.
Konwencja Haska, zwana konwencją Apostille, znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. 2005, nr 112, poz. 938) w stosunku do Polski weszła w życie 14 sierpnia 2005 r. Konwencja przewiduje szczególne poświadczenie udzielane w państwie, w którym dokument został wystawiony poprzez uprawnione organy tego państwa.
Na podstawie Konwencji Haskiej z 1961 r. klauzula Apostille uwierzytelnia wszelkie dokumenty urzędowe i notarialne Państw będących stroną Konwencji. Zatem, po przystąpieniu Polski do Konwencji haskiej jedyną procedurą wymaganą w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument oraz tożsamości pieczęci lub stempla, jakim został on opatrzony, jest dołączenie klauzuli Apostille. Dokumenty zaopatrzone w klauzulę Apostille zostaną Polsce uznane za dokumenty urzędowe. Ponadto, żaden przepis powszechnie obowiązującego prawa w Polsce nie nakłada obowiązku tłumaczenia dokumentów zagranicznych w określonej formie szczególnej. Dokumenty mogą zostać zatem przetłumaczone ad hoc – w formie dowolnej. Należy jednak zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 256 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.1964 Nr 43 poz. 296) Sąd może żądać, aby dokument w języku obcym został przełożony przez tłumacza przysięgłego. Ponadto, Sąd Najwyższy w Uchwale z dnia 13 kwietnia 2007 r. (sygn. akt III CZP 21/07) stwierdził, iż zaopatrzenie dokumentu zagranicznego w klauzulę Apostille zgodnie z Konwencją haską z 1961 r. „nie zwalnia to sądu z obowiązku badania, czy dokument opatrzony Apostille spełnia, określone w prawie państwa, w którym dokument został sporządzony, wymagania dotyczące formy danej czynności prawnej.”
Jednakże, Konwencja Haska z 1961 r. dotyczy jedynie dokumentów urzędowych i notarialnych. Ponadto, Apostille odnosi się jedynie do Państw sygnatariuszy konwencji, których w chwili obecnej jest 89. Zatem, w przypadku Państw niebędących stroną konwencji oraz w celu uwierzytelnienia wszelkiego rodzaju dokumentów prywatnych, niezbędne będzie przetłumaczenie ich przez polskiego tłumacza przysięgłego.
W Polsce kwestię uwierzytelniania zagranicznych dokumentów reguluje ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. 2004 nr 273 poz. 2702). Tłumacze przysięgli są biegłymi sądowymi oraz osobami zaufania publicznego, którzy tłumaczą i uwierzytelniają dokumenty sporządzone w języku obcym. Zgodnie z ustawą, tłumacz przysięgły jest uprawniony do: sporządzania i poświadczania tłumaczeń z języka obcego na język polski i odwrotnie; sprawdzania i poświadczania tłumaczeń sporządzonych przez inne osoby; sporządzania i sprawdzania poświadczonych odpisów pism w języku obcym i dokonywania tłumaczenia ustnego. Przetłumaczenie zagranicznego dokumentu, urzędowego lub prywatnego, przez tłumacza przysięgłego jest zatem równoznaczne z jego uwierzytelnieniem. Obowiązująca lista tłumaczy przysięgłych jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Reasumując, zagraniczne dokumenty urzędowe z klauzulą Apostille mogą zostać przetłumaczone w Polsce w formie dowolnej, przy czym Sąd może wezwać do przedłożenia ich przez tłumacza przysięgłego. Brak Klauzuli Apostille pociąga za sobą obowiązek tłumaczenia wszelkich dokumentów przez polskich tłumaczy przysięgłych.