O obecnym i zaprojektowanym kształcie pracy zdalnej

13th Lipiec, 2021 - Posted by Mateusz Oleszko -

Praca zdalna została wprowadzona w okresie obowiązywania stanu epidemii. Obecnie obowiązujące przepisy regulujące pracę zdalną zostały uchwalone w warunkach nadzwyczajnych, w związku z czym za niezasadne należy uznać automatyczne przeniesienie ich do Kodeksu Pracy. W konsekwencji trwają prace legislacyjne nad ustawą regulującą pracę zdalną w warunkach typowych[1]. W ramach tych prac 19 maja 2021 roku został opublikowany projekt ustawy wprowadzający pracę zdalną do Kodeksu Pracy. Omawiany projekt stanowi efekt prac m.in. Rady Dialogu Społecznego, tym samym w jego sporządzeniu brali udział zarówno przedstawiciele pracodawców jak i pracowników. Aktualnie prace legislacyjne są na etapie konsultacji społecznych.

Obecne uregulowanie pracy zdalnej

W jaki sposób praca zdalna uregulowana jest obecnie?

A. Definicja

Obecna definicja pracy zdalnej brzmi:

„W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.

B. Podstawy, przesłanki oraz sposób wykonywania pracy zdalnej

Praca zdalna wykonywana jest obecnie na podstawie polecenia pracodawcy, czyli jego jednostronnej decyzji. Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdym czasie cofnięte. Przesłankami możliwości wykonywania przez pracownika pracy zdalnej są: umiejętności i możliwości techniczne pracownika, warunki lokalowe pracownika do wykonywania takiej pracy oraz odpowiedni rodzaj pracy. Praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. komputera z dostępem do sieci internet) lub polegać na wykonywaniu części wytwórczych lub usług materialnych poza miejscem stałego wykonywania pracy.

C. Obowiązki pracodawcy

Jakie obowiązki nakładają na pracodawcę obecne przepisy? Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi narzędzia oraz materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej, aczkolwiek pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę (np. własnego komputera z dostępem do sieci internet). Warunkiem tego ostatniego jest to, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych, i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

D. Ewidencja czasu pracy

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania, w formie i z częstotliwością określoną w takim poleceniu.

Telepraca a praca zdalna

Alternatywą względem pracy zdalnej, funkcjonującą w Kodeksie Pracy od 2007 roku jest telepraca. Telepraca jest to sposób wykonywania pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (np. telefony oraz komputery w zakresie przekazywania wiadomości pocztą elektroniczną lub poprzez komunikatory internetowe). Telepraca, w przeciwieństwie do pracy zdalnej w obecnym kształcie, jest uregulowana znaczniej szerzej, a co za tym idzie, pracodawca ma mniejszą swobodę w kształtowaniu jej warunków. Telepraca nie cieszy się szeroką popularnością.

Wskazać należy, że wraz z wprowadzeniem do Kodeksu Pracy pracy zdalnej, uchylone mają zostać przepisy regulujące telepracę. Niemniej ze względu na fakt powstania ugruntowanej praktyki stosowania przepisów o telepracy, stanowią one bazę do stworzenia nowych rozwiązań w zakresie pracy zdalnej[2].

Uregulowanie pracy zdalnej w projekcie ustawy

Ze względu na obszerność regulacji, poniższe opracowanie dotyczy najistotniejszych kwestii w zaproponowanych rozwiązaniach. Nadto, poniższe opracowanie dotyczy wyłącznie zakładów pracy, w których nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa (związek zawodowy).

A. Definicja

Projekt przewiduje następującą definicję pracy zdalnej:

„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna)”.

Podstawowa różnica pomiędzy dotychczasową a nową definicją, wynikająca także z innych przepisów zawartych w projekcie ustawy dotyczy podstawy wykonywania pracy zdalnej. Warto też na marginesie wskazać, że nowe przepisy o pracy zdalnej, w odróżnieniu od przepisów o telepracy, wprost przewidują możliwość wykonywania pracy w niektóre dni w sposób zdalny, a w pozostałe w sposób tradycyjny.

B. Podstawa, przesłanki oraz sposób wykonywania pracy zdalnej

Wykonywanie pracy zdalnej co do zasady będzie uzgadniane między pracodawcą a pracownikiem w momencie zawarcia umowy o pracę bądź w trakcie zatrudnienia, a zatem praca zdalna będzie wymagała zgody obydwu stron stosunku pracy. W tym drugim przypadku każda ze stron będzie mogło wycofać się z wykonywania pracy w sposób zdalny w określonym w projekcie terminie. P

Pracodawca będzie mógł wyjątkowo jednostronnie zdecydować o wykonywaniu pracy zdalnej przez pracownika:

1)       w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;

2)      gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe

- o ile pracownik złoży uprzednio oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (podobnie jak obecnie).

Projekt przewiduje jednocześnie takie sytuacje, w których wniosek pracownika o wykonywanie pracy w sposób zdalny będzie dla pracodawcy wiążący. Należą do nich:

1)       wychowywanie dziecka do ukończenia przez nie 4 roku życia;

2)       wychowanie lub opieka nad dzieckiem wymagającym szczególnej opieki, w szczególności legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności.

W projekcie przewidziano uprawnienie pracownika do wystąpienie o okazjonalną pracę zdalną przez łącznie 12 dni w ciągu roku. Wniosek pracownika o taką pracą powinien zostać uwzględniony przez pracodawcę „w miarę możliwości”. Jak wynika z uzasadnienia projektu: „Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny, czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych - które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej“. W związku z powyższym, okazjonalna praca zdalna będzie spełniała podobną funkcję co urlop na żądanie.

Przesłanki wykonywania pracy zdalnej ulegną zmianie jedynie w ten sposób, że w szerszym zakresie ich spełnienie będzie obciążało pracodawcę, o czym szerzej dalej. Sposób wykonywania pracy w swojej istocie nie ulegnie zmianie.

C. Obowiązki pracodawcy

Zaproponowane przepisy wprost przewidują, że to pracodawca obciążony jest kosztami związanymi z wykonywaniem pracy zdalnej ponoszonymi przez pracownika. Do kosztów tych należą wydatki związane z: instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz opłaty za energię elektryczną oraz za niezbędny dostęp do łączy telekomunikacyjnych. Ponadto pracodawca będzie obowiązany pokryć także koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w wydanym regulaminie, o którym szerzej dalej, bądź w przypadku braku wydania regulaminu - w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. Powyższe stanowi istotną różnicę względem obowiązujących przepisów o pracy zdalnej i przepisów o telepracy.

W przypadku, gdy praca zdalna wykonywana jest przy wykorzystaniu materiałów lub sprzętu pracownika, pracownikowi zamiast pokrycia odpowiedniej części ww. kosztów należy się ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Ekwiwalent lub pokrycie kosztów pracownika mogą być zastąpione ryczałtem.

Projekt nie określa wprost minimalnych wysokości ekwiwalentu i ryczałtu, ani nie zawiera delegacji do wydania rozporządzenia ich regulujących, jednakże określa czynniki, jakie należy wziąć pod uwagę przy ich ustaleniu.

Następnym obowiązkiem pracodawcy będzie zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek ten wydaje się przede wszystkim konsekwencją związania pracodawcy wnioskiem pracownika o wykonywaniu pracy w sposób zdalny w ww. sytuacjach.

Do innych obowiązków będą należeć m.in.:

1)       określenie zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzanie, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie;

2)       sporządzenie oceny ryzyka zawodowego stanowisk pracy zdalnej, na podstawie której pracodawca będzie obowiązany ustalić zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania, z którymi będzie musiał zapoznać się pracownik przed byciem dopuszczonym do wykonywania pracy zdalnej;

3)       wypełnianie określonych obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higiena pracy. Do jednego z wyłączeń w tym zakresie, które nie miało miejsca w przypadku telepracy należy zorganizowanie stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że za należyte zorganizowanie stanowiska pracy będzie odpowiadał pracownik.

Omawiając przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, warto odnieść się także do szkoleń w tym zakresie. Takim szkoleniom podlegać będą wszyscy pracownicy wykonujący pracę zdalnie, z wyjątkiem pracowników wykonujących ją okazjonalnie. Szkolenie wstępne z zakresu BHP osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe będzie mogło w całości odbyć się za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej szereg obowiązków pracodawcy zostanie wyłączona.

D. Regulamin pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli nie został wydany regulamin, wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne na zasadach określonych w poleceniu bądź porozumieniu zawartym z pracownikiem. Projekt precyzuje, co regulamin powinien zawierać. Jego treść obejmuje m.in. kontrolę wykonywania pracy przez pracownika, której formą może być ewidencja czasu pracy.

Regulamin obowiązany jest wydać każdy pracodawca, niezależnie od wielkości zatrudnienia[3]. Co prawda praca zdalna - podobnie jak telepraca - jest formą organizacji pracy, która podlega unormowaniu w regulaminie pracy, to nie wydaję się prawidłowe stosowanie przepisów dot. regulaminu pracy o limicie zatrudnionych w drodze analogii[4]. Przemawia za tym wnioskiem szczegółowy i odrębny tryb zawierania regulaminu pracy zdalnej. Zasadnym wydaję się pytanie, czy pracodawca, którego pracownicy, ze względu na rodzaj wykonywanej pracy, nie mogą wykonywać pracy zdalnej (np. pracownicy sklepu spożywczego zatrudnieni na stanowisku kasjer-sprzedawca) obowiązany jest sporządzić regulamin pracy. Zdrowy rozsądek i przez wzgląd na racjonalność pracodawcy należy udzielić odpowiedzi przeczącej.

F. Oświadczenia pracownika

Projekt przewiduje, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej, wnioski, dla których Kodeks Pracy przewiduje formę pisemną (np. wniosek o czas wolny za pracę w nadgodzinach i wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego), mogą być składane „w postaci papierowej lub elektronicznej” (w przypadku tej drugiej mowa w istocie o formie dokumentowej[5]). Oznacza to, że taki wniosek może przybrać formę wiadomości mailowej albo SMS, choć na potrzeby prowadzenia dokumentacji pracowniczej wskazane jest wysłanie tej pierwszej. Podobny wybór przewidziany jest dla szeregu dokumentów przewidzianych w projekcie (np. wniosku o okazjonalną pracę zdalna).

G. Ochrona prawna osoby ubiegającej się o pracę i pracownika

Pracownik wykonujący pracę w sposób zdalny nie może być z tego powodu traktowany mniej korzystnie. Mimo niefortunnego brzmienia przepisu[6], wydaję się, że zakazane jest także nierówne traktowanie osób ubiegających się o pracę na stanowisku, na którym praca wykonywana jest w sposób zdalny. Pracownik taki, jak i pracownik, który odmówi wykonywania pracy w sposób zdalny, nie mogą być z tych powodów dyskryminowani. Brak zgody pracownika na wykonywanie pracy zdalnej jak i zaprzestanie wykonywania pracy w taki sposób nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

H. Kontrola pracownika

Pracodawca będzie uprawniony do kontroli pracownika wykonującego pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy, w godzinach pracy pracownika. W przeciwieństwie do telepracy, szczegółowe zasady kontroli określa regulamin, porozumienie albo polecenie.

Przepisy dotyczące wypadku przy pracy będą stosowane odpowiednio także do pracy zdalnej.

Planowany termin wejścia w życie nowych przepisów

Obecnie obowiązujące przepisy regulujące pracę zdalną zostały wprowadzone na czas epidemii COVID-19 oraz 3 miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu tej epidemii. Nowe przepisy miałyby wejść wraz z zakończeniem obowiązywania dotychczasowych, a zatem 3 miesiące po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu epidemii COVID-19.

Praca zdalna stała się w czasie pandemii codziennością wielu zakładów pracy i niejeden pracodawca miał okazję nabyć doświadczenie z jej wprowadzenia i stosowania. Z pewnością może ona być sposobem zmniejszenia kosztów pracy, a nawet zwiększenia efektywności pracy. Zasadnym więc wydaję się wprowadzenie jej do systemu prawnego na stałe.

Zaproponowane przepisy zawierają dla pracodawców korzystniejsze niż obowiązujące przepisy o telepracy rozwiązania, jednocześnie zapewniając szerszą ochronę i uprawnienia pracowników niż obowiązujące przepisy o pracy zdalnej. Przyszłość pokaże, jaki kształt przyjmą ostatecznie przepisy o pracy zdalnej w Kodeksie Pracy.

Już od dziś warto jednak mieć z tyłu głowy możliwość powstania potrzeby wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej lub dostosowania regulaminu pracy i sporządzenia szeregu wzorów dokumentów z nią związanych.

Do głównych korzyści, jakie może przynieść wprowadzenie regulaminu należą:

1)       oszczędność czasu i środków na sporządzeniu jednego zamiast wielu dokumentów,

2)       ujednolicenie zasad wykonywanie pracy zdalnej zmniejszające prawdopodobieństwo zarzutów nierównego traktowania lub dyskryminacji osób ubiegających się o pracę lub pracowników,

3)       transparentność regulaminu dla wszystkich pracowników w przeciwieństwie do braku transparentności poleceń oraz porozumień - odpowiednio wydawanych i zawieranych z konkretnymi pracownikami - wpływająca na wzrost wzajemnego zaufania pracodawcy, i pracowników.

Dalsze losy projektu ustawy będą opisywane na profilu Kancelarii na Facebook’u.


[1] Zob. uzasadnienie projektu z dnia 18 maja 2021 roku ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

[2] Zob. wyżej.

[3] Zob. wyżej.

[4] Por. M. Tomaszewska [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-113, wyd. V, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 67(6) oraz D. Dzienisiuk, J. Skoczyński, T. Zieliński [w:] Kodeks pracy. Komentarz, wyd. VII, red. L. Florek, Warszawa 2017, art. 67(6).

[5] Zob. uzasadnienie projektu.

[6] „Art. 67(29). § 1. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej”.

Posted on: Lipiec 13, 2021

Filed under: zmiany w prawie

No Comments

No Comments

Leave a reply

Name *

Mail *

Website