Przedsiębiorco, zapoznaj się z najważniejszymi zmianami w zakresie elektronizacji postępowań rejestrowych w Krajowym Rejestrze Sądowym!
Z dniem 15 marca 2018 roku (z kilkoma wyjątkami) weszła w życie Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jak wskazano w uzasadnieniu do ww. ustawy, jej celem jest pełniejsze wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych, prowadzące w konsekwencji do usprawnienia pracy sądów rejestrowych. Z uwagi na powyższe, niniejszy artykuł poświęcony został najistotniejszym z punktu widzenia przedsiębiorcy zmianom w zakresie elektronizacji postępowań, wprowadzonym w życie ww. ustawą. Jedną z takich zmian jest prowadzenie akt rejestrowych dla podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Dotychczasowe akta rejestrowe prowadzone w postaci papierowej nie będą podlegały przetworzeniu na akta prowadzone w systemie teleinformatycznym – i odwrotnie.
W konsekwencji powyższej zmiany, wszystkie wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców będą mogły być składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zaletą powyższego ma być ograniczenie znacznej na dzień dzisiejszy liczby wniosków, które z uwagi na wadliwe wypełnienie nieczytelnych formularzy, podlegają zwrotowi. Nowy system teleinformatyczny służący wypełnianiu formularzy ma m.in. uniemożliwić pozostawienie pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne oraz udostępniać szereg podpowiedzi, co należy wpisać w poszczególnych polach.
Powyższe zmiany należą do wyjątków wspomnianych na wstępie artykułu, bowiem wejdą w życie dopiero w dniu 1 marca 2020 roku.
Nowością nienależącą do ww. wyjątków (tj. obowiązującą już od 15 marca 2018 roku), która pozwoli nie tylko usprawnić pracę sądów rejestrowych, lecz także uniknąć ponoszenia opłat za wpisy do KRS oraz umożliwić prostszą i szybszą weryfikację sytuacji finansowej innych przedsiębiorców (np. potencjalnych kontrahentów) jest repozytorium dokumentów finansowych. Takie repozytorium jest prowadzone dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do Rejestru.
Od 15 marca 2018 roku zgłaszanie dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i co istotne – jest bezpłatne!
Wśród składanych do repozytorium dokumentów powinny znaleźć się:
– sprawozdanie finansowe,
– sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,
– odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
– sprawozdania z działalności jednostki (w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ustawy o rachunkowości).
Prawo przeglądania repozytorium dokumentów finansowych przysługuje każdemu, a Centralna Informacja udostępnia w tym celu (również bezpłatnie) wszystkie dokumenty finansowe złożone do repozytorium za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej, dostępnej pod adresem: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df.
Chcąc już dziś skorzystać z ww. systemu, należy pamiętać, że akta rejestrowe (w tym dokumenty finansowe) prowadzone dotychczas w wersji papierowej nie podlegają przetworzeniu na postać elektroniczną, w związku z czym pierwszymi dokumentami dostępnymi w systemie będą dopiero sprawozdania finansowe za rok 2017, które powinny być składane do dnia 15 lipca 2018 roku.
W praktyce taka zmiana oznacza między innymi, że weryfikacja sprawozdania finansowego innego podmiotu będzie możliwa bez konieczności przeglądania akt w formie papierowej w siedzibie sądu właściwego dla danego podmiotu (czy to osobiście, czy za pośrednictwem innych osób, które podjęły zlecenie wykonania fotokopii akt) albo korzystania z usług podmiotów specjalizujących się w analizach sytuacji majątkowych przedsiębiorców.
Niestety, takie rozwiązanie (jak prawdopodobnie każde) ma też swoje minusy. Złożenie wniosku w systemie teleinformatycznym jest bowiem możliwe wyłącznie przez osoby fizyczne będące uprawnione do reprezentacji spółki (tj. członkowie organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółek osobowych, syndycy albo likwidatorzy) posiadające kwalifikowany podpis elektroniczny lub potwierdzony profil zaufany ePUAP, a także numer PESEL ujawniony w Rejestrze.
Podkreślić należy, że z uwagi na wymóg ujawnionego numeru PESEL, z nowej regulacji nie będą mogły skorzystać osoby nieposiadające takiego numeru (np. cudzoziemcy) ani te, które dotychczas nie ujawniły swojego numeru PESEL lub których ujawniony numer PESEL zawiera błąd.
Powyższe sytuacje będą uznawane za „negatywną weryfikację”, a wnioskodawca zmuszony będzie złożyć dokumenty nadal za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, lecz wraz z wnioskiem podlegającym już opłacie.
Rozczarowane wprowadzanymi zmianami mogą być także podmioty, które w zakresie składania wniosków i dokumentów do KRS, dotychczas korzystały z usług swoich pełnomocników. Nowy system teleinformatyczny nie przewiduje bowiem możliwości złożenia dokumentów przez jakichkolwiek pełnomocników. Co więcej, chodzi to nie tylko o pełnomocników – prawników, lecz także prokurentów. Osoby fizyczne uprawnione do reprezentacji podmiotu (najczęściej członkowie zarządu albo wspólnicy spółek osobowych) będą zatem zmuszone składać sprawozdania finansowe osobiście. Mając na uwadze, że stosunkowo wciąż niewiele z tych osób posiada kwalifikowany podpis elektroniczny lub potwierdzony profil zaufany ePUAP, powyższa zmiana może także dla nich oznaczać dodatkowe formalności oraz konieczność udania się do punktu potwierdzającego tożsamość, celem uzyskania ww. podpisu lub profilu.
Złożenie dokumentów finansowych w inny sposób niż za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie podlegało zwrotowi bez wezwania do uzupełnienia braków formalnych. Biorąc pod uwagę powyższe konsekwencje, a także, iż zmiany weszły w życie 15 marca 2018 roku i będą miały zastosowanie do sprawozdań za rok 2017, składanych już niedługo (tj. do 15 lipca 2018 roku), nie sposób nie zauważyć, że osoby reprezentujące podmioty podlegające wpisowi do KRS, nie mają zbyt wiele czasu na wypełnienie wszystkich formalności. Dlatego też, osobom uprawnionym do reprezentacji, nieposiadającym jeszcze podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego, zaleca się ich uzyskanie już dziś.