Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej

24th Sierpień, 2009 - Posted by Wojciech Kolasiński -

Pracodawca nie będący spółdzielnią albo państwową jednostką organizacyjną, jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty (czyli de facto całe akta osobowe pracowników), przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez danego ubezpieczonego pracy u tego pracodawcy.

Koszty takiego przechowywania ponosi pracodawca. W przypadku zagubienia lub zniszczenia dokumentacji, pracodawcy grozi ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza. Brak moim zdaniem podstaw, by pobierać jakieś opłaty od pracowników i byłych pracowników za wgląd do tych dokumentów.

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać ww. dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Gdy następuje przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, wtedy dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu danego pracownika.

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, wybiera on profesjonalny podmiot zajmujący się przechowywaniem dokumentacji, przekazuje mu dokumentację do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej, a  od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe. Przed wydaniem postanowienia w sprawie takiego wniosku, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego o stanie majątkowym pracodawcy. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Podmioty zajmujące się przechowywaniem dokumentacji mogą pobierać opłaty za sporządzanie kopii i odpisów przechowywanych dokumentów. Opłaty te obciążają osoby występujące z wnioskami o kopię czy odpisy.

No Comments

No Comments

Leave a reply

Name *

Mail *

Website