Wprowadzenie dodatkowych procedur z zakresu prawa pracy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Zarządzanie zespołem pracowników, od których wymaga się prezentowania określonych postaw, zaangażowania i właściwego podejścia do wykonywanych obowiązków pracowniczych, a także egzekwowanie oczekiwań pracodawcy w tym zakresie, niekiedy jest trudne w realizacji, szczególnie wtedy, gdy przedsiębiorstwo zatrudnia wielu pracowników. Aby pracownicy respektowali zasady organizacji i porządku pracy obowiązujące u pracodawcy, często wprowadza się sformalizowane procedury, które mają pomóc pracodawcom w egzekwowaniu prawidłowych postaw pracowniczych. Z reguły nie wszystkie zasady dotyczące organizacji procesu pracy są wprowadzane regulaminem pracy, z uwagi na stopień ich szczegółowości, zatem powstaje pytanie kto i w jakiej formie może wprowadzać dodatkowe wewnętrzne procedury w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
Aby odpowiedzieć na pytanie dotyczące formy wprowadzenia wewnętrznych procedur dotyczących pracowników należy mieć na uwadze art. 31 §1 KP, który stanowi, iż „za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba” oraz przepisy art. 201 i 208 KSH. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dokonuje co do zasady jej zarząd – art. 3[1] § 1 k.p. w związku z art. 201 § 1 k.s.h. Ponadto na podstawie art. 3[1] § 1 k.p. możliwe jest wyznaczenie przez zarząd spółki osoby do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w sposób odmienny, niż przewidują to przepisy k.s.h. Zgodnie z wyrokiem Sąd Najwyższego z dnia 10-06-2014 r., sygnatura akt: II PK 207/13: „W stosunkach pracy sposób reprezentowania spółki może odmiennie regulować także zakładowy akt normatywny prawa pracy (art. 9 k.p.), a nawet utrwalona praktyka jednoosobowego dokonywania czynności prawnych z zakresu prawa pracy przez wyznaczoną osobę zwyczajowo do tego upoważnioną (art. 31 i 18 k.p. oraz art. 60, 65 i 354 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Regulacjom tym należy przyznać pierwszeństwo, jeżeli odnoszą się do sfery prawa pracy chroniącej działającego w dobrej wierze pracownika, który przestrzega zobowiązań prawa pracy”.
Jeżeli zatem spółka nie wyznaczyła osoby, która w jej imieniu podejmuje czynności z zakresu prawa pracy, podmiotem uprawnionym do działania w tym zakresie jest Zarząd.
Jak wynika z art. 208 § 2KSH: Każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Prowadzenie spraw spółki polega – ujmując rzecz ogólnie – na administrowaniu majątkiem spółki oraz kierowaniu jej bieżącą działalnością (zarząd wewnętrzny). Ramy tego zarządu obejmują wszystkie czynności, których nie można zaliczyć do czynności reprezentacji. Prowadzenie spraw wiąże się z podejmowaniem decyzji we wszystkich sferach działania spółki oraz decyzji przygotowujących albo wykonujących czynności prawne (Naworski J.P., Komentarz do art. 208 KSH). Czynności prowadzenia spraw mogą mieć charakter samoistny albo stanowić czynności przygotowawcze i wykonawcze w stosunku do czynności reprezentacji (A. Kidyba, Kodeks…, t. I, s. 855).
Natomiast § 3 niniejszego przepisu stanowi, iż każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki to takie sprawy, które – ze względu na przedmiot przedsiębiorstwa spółki i skalę prowadzonych przez nią interesów – dzieją się w spółce normalnie i na bieżąco. Czynności te stanowią więc miarę dla czynności zwykłych w spółce. Rozstrzygnięcie, co jest czynnością większej wagi (przekraczające zakres zwykłych czynności), a co nie, zależy od stosunków danej spółki. Zaliczenie danej sprawy do kategorii zwykłych czynności zależy od stosunków danej spółki, a w szczególności rozmiaru prowadzonej przez nią działalności, celu, stanu finansowego itp. (A. Kidyba (w:) Prawo spółek…, op. cit., s. 134). To, co w jednej spółce stanowić będzie czynność większej wagi, w innej może być traktowane jako czynność zwykła. Zawsze przy tym pozostanie pewien margines oceny i niejasności tego pojęcia na styku z czynnościami przekraczającymi zwykły zarząd. Z uwagi na brak precyzyjnego określenia, jakie czynności należy uznać za czynności zwykłego zarządu, a które za czynności go przekraczające, z ostrożności powinniśmy przyjąć, iż wprowadzenie procedur regulujących sferę praw i obowiązków pracowników spółki jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd, z uwagi na charakter niniejszych czynności. Wprowadzenie procedur z zakresu prawa pracy powinno zatem nastąpić uchwałą Zarządu.
Na marginesie należy wskazać, iż wprawdzie w kodeksie pracy brak jest wyraźnego przepisu, który nakładałby na pracodawcę generalny obowiązek udzielania pracownikowi informacji istotnych w aspekcie jego praw, obowiązków i odpowiedzialności, ale, jak podkreśla Sąd Najwyższy, może on zostać wywiedziony z szeregu postanowień kodeksu, takich chociażby jak to, że pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami (art. 94 pkt 1 k.p.), stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy (art. 94 pkt 9 k.p.), wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego (art. 94 pkt 10 k.p.), wydać świadectwo pracy (w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy – art. 97 § 1 k.p.), czy też szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 111 k.p.). Zatem pracodawca, który chciałby w ewentualnym sporze z pracownikiem powołać się na obowiązujące w spółce procedury, powinien najpierw zaznajomić pracowników z niniejszymi regulacjami.