Praca zdalna w Kodeksie pracy to już fakt – 7 kwietnia 2023 r. regulacje dotyczące home office wejdą w życie. Wiąże się z tym szereg zmian nie tylko dla pracodawców, ale również ich pracowników.
Postęp technologiczny i digitalizacja niejako wymusiły na ustawodawcy dostosowanie świadczenia pracy do aktualnych warunków. Praca zdalna nie będzie rozwiązaniem tymczasowym, tylko na stałe wprowadzoną formą wykonywania pracy, zdefiniowaną i określoną jako wykonywanie jej częściowo lub całkowicie w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą każdorazowo. Nie ma tutaj wskazania na konkretny obszar – pracę w formie zdalnej można wykonywać zarówno pod adresem zamieszkania, jak i w innym miejscu, w którym warunki lokalowe i techniczne na to pozwalają. Ustalenie odpowiednich okoliczności jest istotne także z perspektywy pracownika, który zobowiązany będzie bez zbędnej zwłoki poinformować pracodawcę o zmianie takich warunków, co skutkować będzie cofnięciem polecenia wykonywania pracy zdalnej. Z perspektywy pracownika kluczowe jest również to, że ustalenie w zakresie pracy zdalnej może być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę albo w momencie jej trwania, co pozwala złożyć stosowny wniosek w dowolnym momencie obowiązywania umowy o pracę. Pomocnym dla pracownika może być fakt, iż w określonych sytuacjach pracodawca nie może odmówić świadczenia pracy w tej formie. Dotyczy to wniosków złożonych przez pracownice w ciąży, pracownika-rodzica wychowującego dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia oraz pracownika opiekującego się niepełnosprawnym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Odmowa pracodawcy w takich przypadkach musi być umotywowana rodzajem pracy bądź taką organizacją, które uniemożliwiają pracę zdalną. Pracownik i pracodawca mają ponadto możliwość przywrócenia dawnej formy wykonywania pracy: wystarczy złożyć drugiej stronie stosunku pracy stosowny, wiążący wniosek w tym przedmiocie. Ustawodawca wymaga, aby wniosek był złożony w formie pisemnej lub elektronicznej (np. mailowo). Skutkiem złożenia takiego wniosku jest ustalenie terminu przywrócenia poprzedniej formy świadczenia pracy. To rozwiązanie pozwala stronom stosunku pracy dopasować model pracy do aktualnych warunków w zakładzie pracy i preferencji pracownika. Pracownik powinien wiedzieć, że wprowadzono również katalog prac, które nie mogą być wykonywane w formie zdalnej – stąd prace szczególnie niebezpieczne czy związane ze stosowaniem szkodliwych substancji będą mogły być świadczone tylko w formie stacjonarnej.
Co istotne, to na pracodawcy spoczywać będzie wiele obowiązków związanych z wykonywaniem pracy w formie zdalnej przez jego pracownika. Warto, żeby osoba pracująca zdalnie byłą świadoma, jakie obowiązki spoczywają na jej pracodawcy. Pierwszym z nich jest wprowadzenie postanowień dotyczącej tej formy pracy: co do zasady pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z organizacjami związkowymi funkcjonującymi w zakładzie pracy. Jeżeli jednak takie organizacje nie funkcjonują, pracodawca może ustalić te warunki w regulaminie pracy bądź indywidualnie z każdym pracownikiem w porozumieniu o wykonywaniu pracy w formie zdalnej. Trzeba też wskazać, że pracując zdalnie nie możemy być narażeni na jakąkolwiek dyskryminację z tego tytułu, a ponadto pracodawca musi zapewnić możliwość przebywania w zakładzie pracy, o ile zajdzie taka konieczność. Dla każdego pracownika zastanawiająca jest z pewnością kwestia odpowiedzialności i finansowania sprzętu potrzebnego do pracy – ustawodawca zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia potrzebnych materiałów czy narzędzi do pracy, a ponadto ich serwisu. Pracownik otrzyma także zwrot kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. W porozumieniu albo regulaminie można określić także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej zwracane przez pracodawcę.