Wykonanie prawa głosu przez pełnomocnika na Zgromadzeniu Wspólników protokołowanym notarialnie
Zgodnie z zasadą rozdzielności kapitału od zarządzania w spółkach kapitałowych, bezpośredni udział wspólnika w Zgromadzeniu Wspólników, a także wykonywanie tam prawa głosu – nie są obowiązkowe. W ten sposób wspólnicy nie wykonują osobiście swoich uprawnień właścicielskich lecz za pomocą specjalnie umocowanych w tym celu pełnomocników.
Dokument pełnomocnictwa, zgodnie z art. 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych, winien być sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności. Zatem zwykła forma pisemna pełnomocnictwa jest wystarczająca do wzięcia udziału w Zgromadzeniu Wspólników i wykonywania prawa głosu wspólnika. Nasuwa się pytanie co w takiej sytuacji z pełnomocnictwami do udziału w zgromadzeniu podejmującym uchwały, które winny być umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza? Kodeks spółek handlowych w art. 2 stanowi, iż w jeżeli wymaga tego właściwość (natura) stosunku prawnego spółki handlowej, przepisy Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio. Natomiast zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Czy zatem pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu zmieniającym umowę spółki, które jest protokołowane notarialnie, musi również być sporządzone w formie notarialnej?
Zgodnie z poglądem doktryny (w tym głównie prof. Sołtysińskiego) przepis z art. 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych należy uznać za lex specialis w stosunku do art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 Kodeksu spółek handlowych. Zatem w tej sytuacji przepis art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego nie będzie miał zastosowania. Udzielenie przez wspólników na podstawie art. 243 Kodeksu spółek handlowych pełnomocnictwo do wzięcia udziału w zgromadzeniu, podejmowania uchwał i do wykonywania prawa głosu winno być jedynie sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności oraz dotyczy wszelkich zgromadzeń wspólników – i tych protokołowanych w zwykłej formie pisemnej i tych protokołowanych przez notariusza. Jest to powszechnie stosowane przez notariuszy oraz przez Sądy Rejestrowe.
Zakres udzielonego pełnomocnictwa może być oczywiście kształtowany dowolnie przez wspólnika. Można zatem pełnomocnika umocować do jednej konkretnej czynności (np. zmiany określonego zapisu umowy spółki), do kilku określonych czynności (np. do zmiany umowy spółki i do przyjęcia tekstu jednolitego umowy spółki), do udziału w zgromadzeniu i do głosowania jednak bez prawa da udziału w dyskusji bądź zadawania pytań albo jedynie do biernego udziału w zgromadzeniu, gdyż zgodnie z poglądem doktryny, przepis art. 243 § 1 Kodeksu spółek handlowych rozgranicza prawo głosu pełnomocnika od prawa do samego uczestniczenia w zgromadzeniu. Istotne jest jednakże, aby pełnomocnictwo było szczególne i dokładnie określało zakres uprawnień.